Cadre initial des actions de coordination
Le management de projet est assuré par l'ADEAN et permet :
- la gestion des engagements liés au projet (respect des délais et des coûts, garantie de résultats)
- le développement partenarial équilibré du projet
- la mise en réseau harmonieuse des partenaires et l'animation des réseaux
- l'élaboration d'un plan de communication interne et externe au projet
Afin de garantir la bonne marche du projet, la gestion de projet s'appuie sur :
- des rapports de progression périodiques, remis par chaque partenaire
- la coordination et la gestion globale du projet : 3 réunions par an
- des réunions d'information et de coordination technique : environ 6 par an
Parmi les partenaires, sont désignés :
- 1 coordinateur général du projet et un coordinateur administratif
- 5 responsables de sous-projets (1 par sous-projet)
- 1 responsable scientifique et technique, en lien direct avec le comité d'experts
Procédures de gestion
- un outil de travail collaboratif, ainsi qu'un espace de travail sécurisé dédié, sont mis en place afin d'assurer les échanges, le partage d'informations et le suivi régulier des travaux.
- chaque sous-projet dispose d'un partenaire leader identifié, en charge de la bonne gestion des travaux
Gestion financière
Le coordinateur administratif prépare les documents de suivi financier, que chaque partenaire remplit et lui retourne. Il valide les comptes et émet un état des dépenses engagées dans les conditions stipulées par le projet. Ces états sont consolidés et certifiés par le contrôleur financier du coordinateur administratif et du coordinateur général.
Un plan global de communication interne et externe, ainsi que des actions de dissémination ont été élaborées en début de projet.
